"Ας το φτιάξουμε τώρα, θα το κάνουμε προσβάσιμο αργότερα" είναι μια από τις πιο δαπανηρές αποφάσεις που μπορεί να λάβει ένας οργανισμός χωρίς καν να συνειδητοποιήσει ότι το κάνει. Αυτό το άρθρο εξηγεί γιατί η επιδιόρθωση ενός υπάρχοντος εγγράφου είναι σχεδόν πάντα πιο δαπανηρή και πιο αργή από την εξαρχής δημιουργία προσβάσιμου εγγράφου — και τι πρέπει να κάνετε εάν έχετε ήδη ένα μεγάλο αρχείο παλαιών εγγράφων.
Συνοπτικά — τι καλύπτει αυτό το άρθρο
Γιατί η μετασκευή είναι πιο ακριβή
Όταν ένα έγγραφο δημιουργείται από την αρχή χρησιμοποιώντας ένα προσβάσιμο πρότυπο (δείτε το άρθρο μας για προσβάσιμα πρότυπα Word), η προσβασιμότητα "γεννιέται" μαζί με το έγγραφο — οι επικεφαλίδες επισημαίνονται αυτόματα, ενσωματώνεται η κατάλληλη αντίθεση και γράφεται εναλλακτικό κείμενο κατά τη δημιουργία του περιεχομένου, ενώ οι πληροφορίες είναι ακόμη φρέσκες. Για τη διόρθωσή του σε στυλ μεταγενέστερης προσαρμογής απαιτεί κάποιος άλλος να επιστρέψει στο έτοιμο έγγραφο, να αποκρυπτογραφήσει από την αρχή τι υποτίθεται ότι θα πει κάθε εικόνα και να δημιουργήσει εκ νέου μια ιεραρχία επικεφαλίδων που μπορεί να μην ήταν συνεπής στην αρχή — αστυνομική εργασία που διαρκεί πολλές φορές περισσότερο από το να γίνει σωστά την πρώτη φορά.
Όταν το αρχικό αρχείο είναι "κλειδωμένο" ή χαμένο
Το χειρότερο σενάριο: ένα παλιό PDF του οποίου το αρχικό αρχείο Word έχει χαθεί ή πρόκειται στην πραγματικότητα για σάρωση μιας εκτυπωμένης σελίδας. Σε αυτήν την περίπτωση, δεν μπορείτε απλώς να "διορθώσετε τις ετικέτες" — πρέπει πρώτα να εκτελέσετε OCR (οπτική αναγνώριση χαρακτήρων) για να μετατρέψετε τα εικονοστοιχεία σε πραγματικό κείμενο και μόνο στη συνέχεια να δημιουργήσετε μια δομή ετικετών από την αρχή, χωρίς πρωτότυπο να ανατρέξετε για έλεγχο σχεδίασης ή πρόθεσης. Γι' αυτό ακριβώς τα παλιά έγγραφα είναι τα πιο ακριβά για επισκευή.
💡 Κάτι που πρέπει να λάβετε υπόψη
Εάν έχετε το αρχικό αρχείο Word, επιδιορθώνετε πάντα την προσβασιμότητα εκεί και πραγματοποιείτε επανεξαγωγή σε PDF — είναι πολύ πιο γρήγορο και πιο αξιόπιστο από το να διορθώσετε απευθείας το τελικό PDF και διασφαλίζει ότι οι μελλοντικές ενημερώσεις του εγγράφου θα παραμείνουν επίσης προσβάσιμες.
Ο τρόπος σχεδιασμού για προσβασιμότητα εκ των προτέρων σώζει όλα αυτά
Το πραγματικό κόστος του "θα το κάνουμε προσβάσιμο αργότερα" δεν είναι μόνο οι πραγματικές ώρες εργασίας — είναι επίσης ο κίνδυνος συσσώρευσης: κάθε μήνας που περνά με νέα έγγραφα που δεν γεννήθηκαν προσβάσιμα προσθέτει περισσότερα αρχεία στο μελλοντικό σωρό διορθώσεων. Ένας οργανισμός που υιοθετεί ένα προσβάσιμο πρότυπο και τη σωστή ροή εργασίας σήμερα σταματά αμέσως την αιμορραγία, ακόμα κι αν το παλιό αρχείο χρειάζεται ακόμα ξεχωριστή προσοχή.
Τι να κάνετε με ένα υπάρχον αρχείο
Η σωστή προσέγγιση δεν είναι να προσπαθήσετε να "διορθώσετε τα πάντα ταυτόχρονα", αλλά να εργαστείτε κατά προτεραιότητα: πρώτα να σταματήσετε την αιμορραγία (ένα προσβάσιμο πρότυπο για νέα έγγραφα) και παράλληλα, να χαρτογραφήσετε το υπάρχον αρχείο και να δώσετε προτεραιότητα ανά έκθεση — ποια έγγραφα προβάλλονται περισσότερο, είναι πιο ευαίσθητα από νομική άποψη ή είναι πιο επείγοντα από επιχειρηματική σκοπιά. Με αυτόν τον τρόπο η επιδιόρθωση γίνεται σταδιακά και με λογικό προϋπολογισμό, αντί να μετατραπεί σε ένα τεράστιο έργο που δεν ξεκινά ποτέ στην πραγματικότητα.
Δεν είστε σίγουροι πόσο μεγάλο είναι πραγματικά το παλιό σας αρχείο;
Το εργαλείο μας σαρώνει κάθε αρχείο PDF στον ιστότοπό σας και σας δίνει μια ακριβή εικόνα — το πρώτο βήμα για να σχεδιάσετε μια σταδιακή, φιλική προς τον προϋπολογισμό διόρθωση.
Σαρώστε τον ιστότοπό σας δωρεάν ←Μετά τη σάρωση, μπορείτε επίσης να κάνετε άμεσα και δωρεάν πρόσβαση στα έγγραφα που βρέθηκαν μέσω AccessiDoc.