Ο πιο αποτελεσματικός τρόπος για να κάνετε προσβάσιμα έγγραφα δεν είναι να διορθώνετε κάθε έγγραφο ένα-ένα — αλλά να βεβαιωθείτε ότι τα νέα έγγραφα γεννιούνται προσβάσιμα από την αρχή. Το εργαλείο για αυτό είναι ένα σωστά διαμορφωμένο πρότυπο Word, από το οποίο κάθε υπάλληλος στον οργανισμό δημιουργεί τα έγγραφά του. Αυτό το άρθρο εξηγεί πώς να δημιουργήσετε ένα.
Συνοπτικά — τι καλύπτει αυτό το άρθρο
Γιατί ένα πρότυπο αξίζει περισσότερες από χίλιες διορθώσεις
Όταν ένας υπάλληλος ανοίγει ένα νέο έγγραφο του Word και επιλέγει με μη αυτόματο τρόπο μια γραμματοσειρά και ένα μέγεθος κεφαλίδας χρησιμοποιώντας έντονη γραφή και επισήμανση, δημιουργεί μια επικεφαλίδα που μοιάζει με επικεφαλίδα — αλλά δομικά είναι απλώς έντονη γραφή. Ένα πρόγραμμα ανάγνωσης οθόνης δεν "γνωρίζει" ότι είναι μια επικεφαλίδα και δεν αφήνει τον χρήστη να πλοηγηθεί σε αυτήν. Η λύση: ένα πρότυπο στο οποίο κάθε στυλ επικεφαλίδας έχει ήδη προκαθοριστεί και έχει σωστά επισημανθεί — έτσι ο υπάλληλος επιλέγει απλώς "Επικεφαλίδα 2" από το μενού και η προσβάσιμη δομή δημιουργείται αυτόματα, χωρίς να χρειάζεται να σκεφτεί καθόλου την προσβασιμότητα.
Δημιουργία προσιτών στυλ επικεφαλίδων
- Ανοίξτε το παράθυρο Στυλ (στην κορδέλα Home ή Ctrl+Alt+Shift+S) και ελέγξτε τα στυλ "Επικεφαλίδα 1" έως "Κεφαλίδα 4".
- Διασφαλίστε μια συνεπή ιεραρχία: Επικεφαλίδα 1 μεγαλύτερη από την Επικεφαλίδα 2, η οποία είναι μεγαλύτερη από την Επικεφαλίδα 3 και ούτω καθεξής — και βεβαιωθείτε ότι κάθε επίπεδο χρησιμοποιείται πραγματικά, όχι απλώς ορίζεται στη θεωρία.
- Ρυθμίστε τη σωστή αντίθεση εκ των προτέρων: επιλέξτε χρώματα κειμένου και επικεφαλίδων που ανταποκρίνονται σε τουλάχιστον 4,5:1 στο φόντο, έτσι ώστε κάθε έγγραφο που δημιουργείται από το πρότυπο να "κληρονομεί" αυτόματα την κατάλληλη αντίθεση.
- Αποθήκευση του αρχείου ως πρότυπο (.dotx): έτσι ώστε κάθε υπάλληλος που ανοίγει ένα νέο έγγραφο να ξεκινά από το καθορισμένο πρότυπο και όχι από μια κενή σελίδα.
Άλλα στοιχεία που αξίζει να ενσωματωθούν στο πρότυπο
Πέρα από τις επικεφαλίδες, αξίζει να ενσωματωθεί στο ίδιο το πρότυπο: ένα προκαθορισμένο στυλ πίνακα με μια γραμμή κεφαλίδας με αυτόματη προσθήκη ετικετών. μια αριθμημένη λίστα και στυλ κουκκίδων (άρα κανείς δεν "ζωγραφίζει" μια λίστα με μη αυτόματες παύλες). μια προεπιλεγμένη ρύθμιση γλώσσας εγγράφου. και μια διάταξη εξωφύλλου με ειδικό πεδίο για μια σύντομη περιγραφή εγγράφου, από την οποία μπορεί εύκολα να προκύψει μια περιγραφή μεταδεδομένων κατά την εξαγωγή σε PDF.
💡 Πρακτική συμβουλή
Προσθέστε επίσης μια σύντομη σημείωση "πριν στείλετε" στο κάτω μέρος του προτύπου — μια υπενθύμιση για να γράψετε εναλλακτικό κείμενο για εικόνες και ελέγξτε ότι δεν υπάρχουν επιπλέον κενά ή κενές γραμμές που χρησιμοποιούνται για τη δημιουργία διαστημάτων. Μια μικρή υπενθύμιση μέσα στο ίδιο το πρότυπο εμφανίζεται πολύ πιο συχνά από μια οδηγία σε ένα ξεχωριστό αρχείο που οι χρήστες ξεχνούν να ανοίξουν.
Πώς να το διαθέσετε σε ολόκληρο τον οργανισμό
Ένα καλό πρότυπο που κανείς δεν χρησιμοποιεί δεν αξίζει πολλά. Είναι σημαντικό να το ορίσετε ως την πραγματική προεπιλογή: αντικαταστήστε το αρχείο Normal.dotm του οργανισμού, διανείμετε το πρότυπο μέσω ενός κοινόχρηστου φακέλου δικτύου ή εσωτερικής πύλης και δώστε μια σύντομη εκπαίδευση διάρκειας τετάρτου στις ομάδες βασικού περιεχομένου. Αυτή η εφάπαξ επένδυση εξοικονομεί εκατοντάδες ώρες επισκευών στο δρόμο και διασφαλίζει ότι κάθε νέο έγγραφο πληροί τα πρότυπα από την πρώτη στιγμή.
Έχετε ήδη παλιά έγγραφα που δημιουργήθηκαν πριν αποκτήσετε ένα προσβάσιμο πρότυπο;
Το εργαλείο μας σαρώνει όλα τα υπάρχοντα αρχεία PDF στον ιστότοπό σας και δείχνει ακριβώς ποια χρειάζονται προσοχή — ώστε να ξέρετε από πού να ξεκινήσετε.
Σαρώστε τον ιστότοπό σας δωρεάν ←Μετά τη σάρωση, μπορείτε επίσης να κάνετε άμεσα και δωρεάν πρόσβαση στα έγγραφα που εντοπίστηκαν μέσω AccessiDoc.