«Ми вважаємо, що наші документи доступні» — це речення, яке ми чуємо часто, і часто воно просто не ґрунтується на жодному фактичному тестуванні. Проблема: коли на сайті є десятки або тисячі PDF-файлів, перевірити кожен із них вручну неможливо. У цій статті пояснюється, як швидко зіставити, які з ваших документів дійсно відповідають правилам доступності, і де є найефективніше рішення.
Коротко — про що йдеться в цій статті
Проблема: ви не можете вручну перевірити тисячі документів
Звичайна організація з давньою присутністю в цифрових мережах накопичує сотні, а іноді й тисячі PDF-файлів — політик, звітів, форм, конвертованих презентацій. Ручна перевірка кожного документа, одного за іншим, за допомогою Acrobat або програми зчитування екрана може зайняти багато хвилин для кожного файлу. У такому масштабі лише ручна перевірка просто нереальна — і саме тому більшість організацій навіть не знають, де вони стоять.
Швидкі попереджувальні знаки, навіть без інструментів
Перед тим, як виконати належну перевірку, є кілька коротких ознак, які можуть вказувати на проблему в окремому документі:
- Файл сканований (зображення), а не текстовий: Якщо ви не можете вибрати та скопіювати текст із документа, можливо, він ніколи не проходив OCR — і програма зчитування з екрана взагалі не може його прочитати.
- На бічній панелі інструментів немає меню навігації: в Acrobat, якщо клацання піктограми закладок/тегів збоку нічого не відображає, можливо, документ не має структури тегів.
- Поле заголовка у властивостях документа порожнє або "Без назви": знак документа не отримав навіть найелементарнішої обробки встановлення назви.
Повне відображення вашого сайту — найефективніше рішення
Ручні знаки підходять для перевірки невеликої вибірки, але щоб отримати правдиву картину всього сайту, потрібен інструмент, який сканує всі документи одночасно. Найефективнішим рішенням є використання нашого безкоштовного інструменту: він автоматично сканує кожен PDF-файл на вашому сайті та надає кожному документу чітку оцінку доступності — тож замість здогадок ви отримуєте ранжований список документів, які терміново потребують уваги, а які вже в хорошому стані.
💡 Чому це ефективніше, ніж ручна перевірка
Автоматичне сканування всього вашого сайту займає хвилини, а не тижні — і результатом є чітка теплова карта, яка показує, де саме є найсерйозніші проблеми, тож ви можете визначити пріоритетність роботи на основі того, що насправді має значення (документи, які найчастіше переглядаються, або документи, які найбільше юридично викриваються), замість того, щоб працювати навмання.
Що робити з результатами
Отримавши чітку карту всіх документів і їхніх балів, наступним кроком буде визначення пріоритетів: почніть з документів, які мають найнижчі бали, а також є найбільш перегляданими або найбільш юридично конфіденційними (форми, політики, контракти). Звідти ви можете виправити їх власними силами, дотримуючись інструкцій, які ми розглянули в цьому журналі, або скористатися нашою професійною послугою відновлення доступності для повного виправлення в масштабі.
Хочете точно знати, скільки документів на вашому сайті потребують уваги?
Наш інструмент сканує кожен PDF-файл на вашому сайті за лічені хвилини та надає кожному документу чітку оцінку доступності — безкоштовно та без жодних зобов’язань.
Відскануйте свій сайт безкоштовно ←Після сканування ви також можете зробити доступ до знайдених документів безпосередньо та безкоштовно через AccessiDoc.