«Мы думаем, что наши документы доступны» — это предложение, которое мы слышим часто, и часто оно просто не основано на каком-либо реальном тестировании. Проблема: когда на сайте десятки или тысячи PDF-файлов, вручную проверить каждый из них невозможно. В этой статье объясняется, как быстро определить, какие из ваших документов действительно соответствуют правилам доступности, и где находится наиболее эффективное решение.
Короче — о чем эта статья
Проблема: нельзя вручную проверить тысячи документов.
Средняя организация с давним цифровым присутствием накапливает сотни, а иногда и тысячи PDF-файлов — политик, отчетов, форм, конвертированных презентаций. Ручная проверка каждого документа по одному с помощью Acrobat или программы чтения с экрана может занять много минут для каждого файла. В таком масштабе ручная проверка просто нереальна — и именно поэтому большинство организаций даже не знают, где они находятся.
Быстрые предупреждающие знаки, даже без инструментов
Прежде чем приступить к правильной проверке, обратите внимание на несколько признаков, которые могут указать на проблему в отдельном документе:
- Файл представляет собой скан (изображение), а не текст: если вы не можете выделить и скопировать текст из документа, вероятно, он никогда не проходил распознавание текста — и программа чтения с экрана вообще не может его прочитать.
- На боковой панели инструментов нет навигационного меню: в Acrobat, если щелчок по значку закладок/тегов сбоку ничего не показывает, возможно, документ не имеет структуры тегов.
- Поле заголовка в свойствах документа пусто или «Без названия»: знак того, что в документе не было даже элементарной обработки заголовка.
Полное картографирование вашего сайта — наиболее эффективное решение
Ручные знаки хороши для проверки небольшой выборки, но чтобы получить достоверную картину всего вашего сайта, вам нужен инструмент, который сканирует все документы одновременно. Наиболее эффективное решение — использовать наш бесплатный инструмент.: он автоматически сканирует каждый PDF-файл на вашем сайте и присваивает каждому документу четкую оценку доступности — поэтому вместо того, чтобы гадать, вы получаете ранжированный список того, какие документы срочно требуют внимания, а какие уже в хорошей форме.
💡 Почему это эффективнее, чем проверка вручную
Автоматическое сканирование всего сайта занимает минуты, а не недели. В результате получается четкая тепловая карта, показывающая, где именно находятся наиболее серьезные проблемы, поэтому вы можете расставить приоритеты в работе на основе того, что действительно важно (документы, которые наиболее просматриваются или наиболее уязвимы с точки зрения закона), а не работать наугад.
Что делать с результатами
Как только у вас будет четкая карта всех документов и их оценок, следующим шагом будет определение приоритетов: начните с документов, которые имеют наименьшие оценки, а также являются наиболее просматриваемыми или наиболее чувствительными с юридической точки зрения (формы, политики, контракты). После этого вы можете исправить их самостоятельно, следуя руководствам, которые мы рассмотрели в этом журнале, или воспользоваться нашей профессиональной службой исправления проблем доступности для полного исправления в масштабе.
Хотите точно знать, сколько документов на вашем сайте требуют внимания?
Наш инструмент сканирует каждый PDF-файл на вашем сайте за считанные минуты и присваивает каждому документу четкую оценку доступности — бесплатно и без каких-либо обязательств.
Сканируйте ваш сайт бесплатно ←После сканирования вы также можете сделать найденные документы доступными напрямую и бесплатно через AccessiDoc.