Как проверить доступность документа: 3 практических метода

Файл PDF, который не читается программой чтения с экрана, форма, которую невозможно заполнить без мыши, или финансовый отчет, в котором таблицы превращаются в тарабарщину — все это распространенные проблемы с доступностью, и хорошая новость в том, что большинство из них вы можете обнаружить самостоятельно, без дорогостоящих инструментов или глубоких технических знаний. В этом руководстве мы рассмотрим три практических метода проверки доступности документа: быструю проверку в Word, автоматическое сопоставление всего сайта с помощью инструмента A2Z Accessibility и углубленную проверку структурных тегов в Adobe Acrobat.

1. Проверка доступности в Word

Если ваш документ все еще редактируется в Word, самый быстрый способ обнаружить проблемы с доступностью — это встроенный Проверить доступность . Он проверяет такие вещи, как отсутствие замещающего текста для изображений, цветовой контраст, неправильную структуру заголовков и проблемный порядок чтения — еще до того, как документ будет экспортирован в PDF.

1. Откройте документ в Word.
2. Перейдите в Отзыв на верхней панели инструментов.
3. В конце ленты, в Доступность нажмите кнопку Проверить доступность .
4. Справа откроется панель со списком ошибок, предупреждений и советов, отсортированных по серьезности.
5. Нажмите любой элемент в списке, чтобы увидеть точное объяснение и исправить его непосредственно в документе.

Важно помнить: проверка в Word проверяет Сам документ Word. Когда документ экспортируется в PDF, некоторые теги могут быть повреждены или сгенерированы неправильно во время преобразования. Вот почему всегда стоит выполнить дополнительную проверку окончательного PDF-файла — будь то с помощью Adobe Acrobat (метод 3, ниже) или с помощью автоматического сканирования каждого документа на вашем сайте (метод 2, который будет рассмотрен далее).

2. Автоматическое сопоставление и проверка каждого документа на вашем сайте с помощью инструмента A2Z Accessibility.

Проверка отдельного документа в Word вручную — хорошее начало, но что делать, если на вашем сайте есть десятки или сотни PDF-файлов — политик, отчетов, форм, презентаций? Вот где Инструмент специальных возможностей A2Z : вы вводите один URL-адрес сайта, и система сканирует всю карту сайта, находит каждый PDF-файл и проверяет каждый из них на соответствие структурным тегам, замещающему тексту и порядку чтения — и все это автоматически, без загрузки ни одного файла вручную.

1. Введите URL-адрес вашего сайта в поле на нашей главной странице.
2. Система сканирует карту сайта и находит каждый общедоступный PDF-файл.
3. Каждый документ автоматически проверяется на соответствие структурным тегам, замещающему тексту и порядку чтения.
4. В конце вы получаете отчет с оценкой доступности для каждого документа и список, отсортированный по приоритету.

Фактический скриншот из нашего инструмента

3. Проверка тегов доступности в Adobe Acrobat

Средства чтения с экрана не «видят» документ так, как мы — они полагаются на теги структуры вставлено в PDF-файл: какой текст является заголовком, каков правильный порядок чтения и какой альтернативный текст описывает каждое изображение. Теги в Adobe Acrobat Pro отображает все это в виде иерархического дерева, и это наиболее точный способ проверить, что программа чтения с экрана «видит» в документе.

После включения панели щелкните значок «Теги» на боковой панели инструментов, чтобы открыть дерево тегов документа:

1. Убедитесь, что каждое значимое изображение имеет Рисунок с подходящим замещающим текстом, а для чисто декоративных изображений пометьте их как «Фон/Артефакт», чтобы программа чтения с экрана пропускала их.
2. Убедитесь, что заголовки помечены как H1, H2, H3 в соответствии с их иерархической структурой, а не как обычные абзацы (P) только с жирным шрифтом.
3. Убедитесь, что порядок тегов в дереве соответствует логическому порядку чтения документа — особенно в документах со столбцами или сложными таблицами.
4. Для более тщательной проверки вы также можете запустить Инструменты ← Доступность ← Проверка доступности (Полная проверка) — дополнительный инструмент в Acrobat Pro, который сканирует весь документ и создает организованный отчет о проблемах.

Резюме: когда использовать каждый метод

Эти три метода скорее дополняют друг друга, чем конкурируют: регистрация Слово наиболее эффективен, пока вы еще пишете, чтобы выявить проблемы на ранней стадии и исправить их еще до того, как документ станет PDF-файлом. Панель «Теги» в Acrobat — это наиболее точный инструмент для тщательной ручной проверки качества окончательного PDF-файла непосредственно перед публикацией. А когда вам нужно знать, что происходит сразу на всем вашем сайте — десятках или сотнях документов — автоматический инструмент доступности A2Z — это самый быстрый способ отобразить все на карте и получить четкое изображение в порядке приоритета.