Ред в хаоса: Често срещани грешки в йерархията на заглавията в Word документи

Много автори използват заглавия като инструмент за форматиране: правят текста по-голям, удебеляват го и смятат, че това е „достатъчно заглавие“. Проблемът е, че екранният четец не вижда размера на шрифта или удебеляването — той разпознава заглавие само ако действително е маркирано като такова, на правилното ниво. Когато нивата се прескочат (например H1 директно към H3), йерархичната структура, която екранният четец представя на потребителя, се разпада, дори ако всичко изглежда подредено визуално.

Защо нивата на заглавия не се отнасят само до външен вид

Заглавията (H1, H2, H3 и т.н.) създават навигационна карта на документа. Много потребители на екранни четци използват списъка със заглавия, за да прегледат бързо дълъг документ - подобно на зрящ читател, който поглежда към съдържанието. Ако заглавията са маркирани правилно, те могат да прескачат направо от „Въведение“ към „Резюме“, без да преминават през всичко между тях. Ако не са маркирани или са маркирани като обикновени абзаци с удебелен стил, тази опция изчезва напълно.

Често срещаната грешка: прескачане на нива

Правилото: H1 е единственото основно заглавие на документа, H2 заглавията са основните подсекции, H3 заглавията са подсекции в рамките на раздел и т.н. без прескачане на нива напред. Можете да се върнете назад (от H3 направо на H1, когато започвате нов раздел), но никога не трябва да прескачате от H1 направо на H3, без да преминете през H2. Прескачане като това оставя „дупка“ в йерархичната структура, която причинява объркване — екранният четец съобщава „ниво на заглавие 3“, без да има заглавие от ниво 2, което да обясни към кой раздел принадлежи.

Как да работим правилно със стилове в Word

Правилният начин за създаване на заглавия в Word е с вградени стилове (Заглавие 1, Заглавие 2, Заглавие 3 в раздела „Начало“) — не е ръчно удебеляване на текст и уголемяване на шрифта. Вграденият стил автоматично се експортира към съответстващия PDF таг (H1, H2...) и също така ви позволява да използвате навигационния панел на Word (Изглед ▸ Навигационен панел), за да видите структурата на заглавията на целия документ с един поглед и да прескочите на място преди експортиране.

1. Отворете навигационния панел (Изглед ▸ Навигационен панел) и изберете раздела „Заглавия“.
2. Прегледайте списъка и се уверете, че нивата се повишават и спадат постепенно, без скокове.
3. Ако заглавие се появи на грешно ниво (например удебелено ръчно, вместо да се използва истински стил), поправете стила, приложен към него.
4. Само след като структурата е чиста, експортирайте в PDF.

Как да проверите, преди да експортирате в PDF

След експортиране си струва да отворите дървото на таговете в Acrobat и да потвърдите, че йерархията е запазена, както е планирано — понякога неправилно експортиране (например „Запазване като PDF“ вместо правилно „Експортиране“) губи част от йерархичната структура, дори и да е било добре в Word. Вградената проверка за достъпност (Инструменти ▸ Достъпност ▸ Пълна проверка) също маркира автоматично пропуснатите нива.